Ευαίσθητα έγγραφα στο email: γιατί οι επιχειρήσεις της Κορινθίας τα κλειδώνουν με κωδικό

Μισθοδοσίες, συμφωνητικά και βεβαιώσεις ταξιδεύουν καθημερινά ως συνημμένα. Ένας κωδικός στο PDF προστατεύει τα στοιχεία πελατών και εργαζομένων.Από το λογιστικ…

Μισθοδοσίες, συμφωνητικά και βεβαιώσεις ταξιδεύουν καθημερινά ως συνημμένα. Ένας κωδικός στο PDF προστατεύει τα στοιχεία πελατών και εργαζομένων.

Από το λογιστικό γραφείο στο κέντρο της Κορίνθου μέχρι το συσκευαστήριο στο Βέλο και το ενοικιαζόμενο κατάλυμα στο Λουτράκι, η δουλειά της μικρής επιχείρησης περνά πια σχεδόν ολόκληρη από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μισθοδοσίες, ιδιωτικά συμφωνητικά, βεβαιώσεις αποδοχών, αντίγραφα ταυτοτήτων: όλα φεύγουν ως συνημμένα, συχνά βιαστικά, ανάμεσα σε δύο τηλεφωνήματα και έναν πελάτη που περιμένει στον πάγκο.

Η ευκολία αυτή έχει όμως ένα κόστος που σπάνια σκεφτόμαστε. Ένα μήνυμα μπορεί να καταλήξει σε λάθος διεύθυνση, ένα κινητό μπορεί να χαθεί, ένας υπολογιστής στο γραφείο μπορεί να μείνει ανοιχτός όσο λείπουμε για καφέ. Και τότε τα προσωπικά στοιχεία ανθρώπων που μας εμπιστεύτηκαν βρίσκονται εκτεθειμένα.

Τι σημαίνουν τα προσωπικά δεδομένα για ένα μικρό μαγαζί

Πολλοί επαγγελματίες πιστεύουν ακόμη ότι ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων αφορά μόνο τις τράπεζες και τις μεγάλες εταιρείες. Δεν ισχύει. Όποιος κρατά ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, διευθύνσεις ή τραπεζικούς λογαριασμούς πελατών και υπαλλήλων έχει την υποχρέωση να τα φυλάσσει με κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. Ο ίδιος ο Κανονισμός αναφέρει την κρυπτογράφηση ως ένα από τα μέτρα αυτά.

Για όποιον θέλει να καταλάβει τι ακριβώς ισχύει, η ιστοσελίδα της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα είναι το πιο αξιόπιστο σημείο εκκίνησης, με οδηγίες, αποφάσεις και χρήσιμο υλικό για υπευθύνους επεξεργασίας. Δεν χρειάζεται να γίνει κανείς νομικός. Αρκεί να καταλάβει ότι η προστασία των στοιχείων αρχίζει από τις μικρές, καθημερινές κινήσεις.

Ένα PDF που ανοίγει μόνο με κωδικό

Η πιο απλή από αυτές τις κινήσεις είναι να φεύγει κάθε έγγραφο με προσωπικά στοιχεία ως protected pdf, δηλαδή ως αρχείο που ζητά κωδικό πριν δείξει οτιδήποτε. Αν το email πάει σε λάθος παραλήπτη, εκείνος θα δει απλώς ένα κλειδωμένο αρχείο.

Το διαδικτυακό εργαλείο του Adobe Acrobat για την προστασία PDF με κωδικό δουλεύει μέσα από τον browser, είτε πρόκειται για Chrome είτε για Microsoft Edge, χωρίς εγκατάσταση προγράμματος. Η διαδικασία είναι σύντομη: πατάτε «Επιλέξτε ένα αρχείο» ή σύρετε το PDF στο σχετικό πλαίσιο, πληκτρολογείτε τον κωδικό, τον γράφετε ξανά για επιβεβαίωση και πατάτε «Ορισμός κωδικού πρόσβασης». Στη συνέχεια κατεβάζετε το προστατευμένο αρχείο ή, αν συνδεθείτε, το μοιράζεστε απευθείας.

Σύμφωνα με τη σελίδα της Adobe, το εργαλείο κρυπτογραφεί το PDF για επιπλέον ασφάλεια και παρουσιάζεται ως δωρεάν. Για έναν λογιστή που στέλνει δεκάδες εκκαθαριστικά τον μήνα ή για έναν επιχειρηματία που μοιράζεται μισθοδοσίες με το λογιστήριο, αυτό σημαίνει λίγα δευτερόλεπτα παραπάνω για κάθε αρχείο και πολύ περισσότερη ησυχία.

Ο κωδικός δεν μπαίνει ποτέ στο ίδιο email

Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι και το πιο αφελές: κλειδώνουμε το αρχείο και γράφουμε τον κωδικό στο σώμα του ίδιου μηνύματος. Έτσι η προστασία ακυρώνεται. Ο κωδικός πρέπει να φτάνει από άλλο δρόμο, με ένα SMS, ένα τηλεφώνημα ή μια συμφωνία που έχει γίνει από πριν.

Μετράει και η ποιότητα του κωδικού. Το εργαλείο της Adobe διαθέτει ένδειξη ισχύος που τον χαρακτηρίζει αδύναμο, μέτριο ή ισχυρό. Οι καλύτεροι κωδικοί είναι μακριοί, συνδυάζουν κεφαλαία, πεζά και αριθμούς, και κερδίζουν ακόμη περισσότερο με κάποιο σύμβολο. Αντίθετα, η επωνυμία του μαγαζιού, η χρονολογία ίδρυσης ή ο ΑΦΜ του πελάτη είναι από τα πρώτα πράγματα που θα δοκίμαζε κάποιος.

Μια πρακτική λύση για γραφεία με σταθερούς πελάτες είναι να συμφωνηθεί από την αρχή ένας προσωπικός κωδικός για τον καθένα, που δεν αλλάζει σε κάθε αποστολή. Ο πελάτης τον κρατά σε ασφαλές σημείο και δεν χρειάζεται να ρωτά κάθε φορά.

Ποια έγγραφα αξίζει να κλειδώνετε

Δεν χρειάζεται κάθε προσφορά ή κατάλογος προϊόντων να έχει κωδικό. Υπάρχουν όμως αρχεία που δεν πρέπει ποτέ να ταξιδεύουν ανοιχτά:

μισθοδοτικές καταστάσεις και βεβαιώσεις αποδοχών,

αντίγραφα ταυτοτήτων, διαβατηρίων και αδειών παραμονής,

εκκαθαριστικά, δηλώσεις και έγγραφα με τραπεζικά στοιχεία,

ιδιωτικά συμφωνητικά και συμβάσεις εργασίας.

Η ίδια λογική ισχύει και για τις σχέσεις με συνεργάτες. Ένα συνεργείο που στέλνει στον ασφαλιστή στοιχεία πελατών ή ένα φροντιστήριο που ανταλλάσσει με γονείς έγγραφα για εγγραφές έχουν κάθε λόγο να υιοθετήσουν την ίδια συνήθεια.

Μια συνήθεια που χτίζει εμπιστοσύνη

Στην Κορινθία, όπως σε κάθε επαρχία, η φήμη μιας επιχείρησης χτίζεται από στόμα σε στόμα. Ο πελάτης που βλέπει ότι τα στοιχεία του φτάνουν σε κλειδωμένο αρχείο καταλαβαίνει ότι έχει να κάνει με επαγγελματία που σέβεται τη δουλειά του και τον ίδιο.

Το ίδιο ισχύει και για τους εργαζόμενους. Όταν ο υπάλληλος λαμβάνει τη μισθοδοσία του σε αρχείο με κωδικό, ξέρει ότι τα οικονομικά του δεν κυκλοφορούν ελεύθερα στο γραφείο ή σε κάποιον κοινόχρηστο φάκελο. Είναι μια μικρή λεπτομέρεια που λέει πολλά για το κλίμα μιας επιχείρησης.

Η αλλαγή δεν κοστίζει ούτε χρόνο ούτε εξοπλισμό. Χρειάζεται μόνο μια απόφαση: από σήμερα, ό,τι έχει προσωπικά στοιχεία φεύγει με κωδικό, και ο κωδικός φεύγει χωριστά. Λίγες εβδομάδες αρκούν για να γίνει αυτόματη κίνηση, όπως το κλείδωμα του μαγαζιού το βράδυ.

Πηγή: KorinthosTV — https://korinthostv.gr/article/eyaisthita-eggrafa-sto-email-giati-oi-epicheiriseis-tis-korinthias-ta-kleidonoyn-me-kodiko